¿Cuánto te cuesta no automatizar?
Mete los números de un proceso manual de tu empresa y calcula las horas que recuperas, en cuántos meses se paga y el ROI del primer año. Sin registro, sin correo, con todos los supuestos a la vista.
Tus números
Piensa en un solo proceso manual: el que más horas te come hoy.
Que dedica cada persona, no el equipo entero.
Cuántas tocan el proceso cada semana.
Sueldo más carga social, entre 170 horas al mes.
Ningún proceso real llega al 100%. El tope es 90%.
11 meses de ahorro, ya descontados los $2,500 mensuales de operación.
Sin registro. El diagnóstico de 90 minutos no cuesta nada y te queda el reporte.
Cómo calculamos esto.
Una calculadora de ROI hecha por el proveedor es sospechosa por definición. La única defensa es que puedas auditar cada supuesto.
No 52. Descontamos vacaciones y días festivos oficiales. Inflar el numerador es la forma más común de hacer trampa en una calculadora de ROI.
No 12. El primer flujo tarda unos 14 días en entrar en producción, así que el primer año arranca con un mes sin ahorro.
Licencias, llamadas a API y mantenimiento. Se resta del ahorro antes de calcular nada. Un flujo en producción no es gratis de correr.
Siempre queda la excepción y la validación humana. El valor por defecto es 70%, una estimación conservadora para un primer flujo.
Más allá de esto reportamos que el proceso no se paga solo, aunque la aritmética arroje un número positivo. Un payback de 194 meses es correcto en el cálculo y falso en la práctica: nadie evalúa una inversión a 16 años.
El cálculo se queda en horas de trabajo. No cuenta los errores que deja de cometer tu equipo, ni las ventas que se caían por contestar tarde, ni el costo de la rotación de gente harta de hacer trabajo repetitivo. Se pueden estimar, pero cada supuesto extra es una razón más para no creerle al número. Preferimos que el resultado sea conservador y sólido.
Los procesos que casi siempre dan ROI.
Rangos estimados para una PyME de 10 a 200 personas. No son medias de un estudio: son órdenes de magnitud para que reconozcas el proceso y midas el tuyo. El número que cuenta es el que salga de cronometrar tu operación.
| Proceso | Horas/semana (est.) | Dónde se va el tiempo |
|---|---|---|
| Cotizaciones Armar la cotización a mano, buscar precios en tres archivos y perseguir la aprobación interna. | 6 – 14 | Armar la cotización a mano, buscar precios en tres archivos y perseguir la aprobación interna. |
| Facturación y CFDI Capturar los mismos datos en el sistema de facturación que ya están en el pedido. | 4 – 10 | Capturar los mismos datos en el sistema de facturación que ya están en el pedido. |
| Seguimiento en WhatsApp Contestar lo mismo cien veces, calificar al que sí compra y pasarlo a ventas. | 8 – 20 | Contestar lo mismo cien veces, calificar al que sí compra y pasarlo a ventas. |
| Conciliación bancaria Cruzar el estado de cuenta contra pagos y facturas, renglón por renglón. | 5 – 12 | Cruzar el estado de cuenta contra pagos y facturas, renglón por renglón. |
| Alta de clientes Copiar los mismos datos al CRM, al ERP y a la hoja de cálculo del equipo. | 3 – 8 | Copiar los mismos datos al CRM, al ERP y a la hoja de cálculo del equipo. |
| Reportes semanales Exportar, pegar en Excel, dar formato y mandar por correo. Cada lunes. | 4 – 9 | Exportar, pegar en Excel, dar formato y mandar por correo. Cada lunes. |
De dónde sale cada número.
Una distribuidora de unas 40 personas, captura de pedidos que llegan por whatsapp al erp. Es un ejemplo construido para enseñar la aritmética paso a paso, no un cliente real: las entradas son supuestos razonables y todo lo demás sale de la misma fórmula que usa la calculadora.
- Horas por persona/semana
- 15 h
- Personas en el proceso
- 4
- Costo por hora
- $190
- Parte automatizable
- 75%
El 25% restante son los pedidos con condiciones especiales, que siguen pasando por una persona. Nunca planeamos automatizar eso.
Probar con tus números4 personas por 15 horas a la semana durante 48 semanas son 2,880 horas al año en el proceso. El 75% automatizable deja 2,160 horas recuperadas, que a $190 la hora son $410,400 al año en bruto.
Descontando $2,500 mensuales de operación y contando 11 meses de ahorro en el primer año, el neto queda en $348,700, contra $28,000 de inversión. El flujo se paga solo en 0.9 meses.
Lo que no aparece en el cálculo: los pedidos que se pierden por capturarlos mal a las nueve de la noche. Ese ahorro es real y no lo contamos, porque estimarlo pediría un supuesto más.
Automatizar o contratar a alguien más.
La alternativa real casi nunca es no hacer nada. Es sumar una persona al equipo. Estos son los dos costos, uno al lado del otro, suponiendo un sueldo bruto de $25,000 al mes. Cambia ese supuesto y la comparación cambia con él.
La regla corta: si el trabajo sigue siempre el mismo camino, automatizarlo gana por mucho. Si cada caso es distinto y hay que decidir, una persona lo hace mejor y más barato. Casi todas las PyMEs tienen las dos cosas mezcladas en el mismo puesto, y ahí es donde conviene separarlas.
Lo que suelen preguntarnos.
¿La calculadora de ROI es gratis?
Sí, y no pedimos correo ni registro. Metes tus números, ves el resultado completo y te vas si quieres. Si el resultado te interesa, el botón te lleva a agendar un diagnóstico con esos datos ya cargados.
¿De dónde salen los números que usa la calculadora?
De los supuestos que publicamos en la tabla "Cómo calculamos esto" de esta misma página, para que puedas auditar cada uno. Contamos 48 semanas laborales al año en vez de 52, porque descontamos vacaciones y días festivos. Contamos 11 meses de ahorro en el primer año, no 12, porque el flujo tarda unos 14 días en entrar en producción. Descontamos $2,500 al mes de licencias, llamadas a API y mantenimiento. Y si el payback pasa de 24 meses, reportamos que no se justifica en vez de presumir una cifra que en la práctica no significa nada.
¿Por qué el porcentaje automatizable no llega al 100%?
Porque ningún proceso real se automatiza por completo. Siempre queda la excepción, el caso raro y la validación humana. El tope de la calculadora es 90% y el valor por defecto es 70%, una estimación conservadora para un primer flujo. Ajústalo si conoces bien tu proceso.
¿Cuánto cuesta automatizar el primer proceso?
$28,000 MXN de pago único por el primer flujo en producción, con hasta cuatro integraciones, dashboard de KPI y capacitación al equipo. El diagnóstico previo de 90 minutos no cuesta nada y te queda el reporte aunque no contrates.
¿Qué pasa si la calculadora me dice que no me conviene?
Te lo decimos tal cual y no te vendemos nada. Que la herramienta pueda darte un no es lo que hace que el sí signifique algo. Si el proceso que metiste no da ROI, casi siempre hay otro en la misma empresa que sí: eso es lo que busca el diagnóstico gratuito.
¿Cómo calculo el costo por hora de mi equipo?
Toma el costo mensual real de la persona — sueldo bruto más IMSS, aguinaldo y prima vacacional, que en México suele sumar entre 25% y 35% sobre el sueldo — y divídelo entre unas 170 horas laborales al mes. Si tu equipo gana $23,500 brutos, con la carga social típica del 30%, el costo por hora ronda los $180.
¿El resultado es una cotización?
No. Es una estimación con tus propios números y supuestos públicos, útil para decidir si vale la pena tener la conversación. La cifra firme sale del diagnóstico, cuando ya mapeamos el proceso real y sabemos qué integraciones lleva.
¿Conviene más automatizar o contratar a alguien?
Depende de si el trabajo es repetitivo y medible. Una contratación cuesta cada mes, escala de forma lineal y se va de vacaciones; un flujo se paga una vez y corre todos los días. Si el proceso cambia mucho o exige criterio, contratar es la respuesta correcta. Si es siempre el mismo camino, no.
El número es tuyo. La conversación es gratis.
Noventa minutos, un proceso mapeado y un plan priorizado por ROI. Te queda el reporte aunque no trabajemos juntos.